מי אמר שלא מערבבים בין הנאה לעסקים? לעיתים עולה צורך להפיק אירוע עסקי בסטנדרט גבוה במיוחד ולהזמין נבחרת מצומצמת של שותפים עסקיים, לקוחות נאמנים או להרשים לקוחות פוטנציאליים ולסגור עבורם אירוע עסקי מכובד ומרשים במיוחד.
אירוע בו ניתן להציג פרזנטציה, להעביר את המסרים השיווקיים החשובים ביותר ולייצר נטוורקינג בחסות של מינגלינג.
לצורך כך, חשוב להשקיע בבחירת לוקיישן מיוחד לאירוע עסקי עם משתתפים שנבחרו בפינצטה. כיצד לבחור את המקום הנכון עבורכם ואיך לשדרג ולהעצים את ההנאה והחוויה של המוזמנים ברי המזל?
אירוע בסטייל – אירוע בוטיק
באירוע עסקי יוצא דופן חשוב לשמור על פאסון ולחפש מקום שהוא בלתי שגרתי לא בהכרח עוד אולם אירועים או חדר VIP במסעדה. אלא מקום בו תוכלו ליהנות מפרטיות מקסימלית ומעיצוב מסוגנן כמו למשל סוויטה נשיאותית במלון בוטיק שיכולה להכיל עד 30 אורחים. היופי הוא שמדובר במלון שמראש הוא לא הבחירה השגרתית ובטח שלא סוויטה נשיאותית. לא חייבים כמובן ללון ואפשר לרתום את המרחב והשטח ליצירת אירוע בו יש הכל. מטבח שיתאים לפעילות של הקייטרינג סלון מרווח לישיבה, מרפסת ועוד שדרוגים ופינוקים.
חפשו לטובת המאורע המשמח מלון עם נוף לים בתל אביב, כדי שתרוויחו גם תפאורה מהפנטת של גלים שוצפים, כחול ושקיעה, תלוי באיזה שעה האירוע ואם תרצו, היות ואתם בלוקיישן קרוב לים תוכלו גם לשלב כחלק מהתוכנית האומנותית של האירוע העסקי גם פעילויות בחוף כמו ספורט ימי, שייט וכדומה.
קולינריה משובחת
חלק בלתי נפרד מהצלחתו של אירוע עסקי טמונה בגיבוש תפריט מנצח שיתאים לסוג ולאופי האירוע. אפשר לברר מראש העדפות סועדים, רגישויות למזון וכדומה ולהחליט איזו ארוחה תוגש לפי הטיימינג של האירוע בשנה או ביום. למשל, בעונת החורף נהוג יותר להציע מאכלים מחממים כמו מרקים ופשטידות או תבשילים שבושלו באיטיות בעוד בקיץ מקובל להציע תפריט המבוססת על מנות קלילות ואווריריות. כנ"ל לגבי תפריט התלוי בבוקר – ניתן להזמין לבראנץ' עשיר או צהריי וערב לסעודה. ניתן להציע בופה הכולל את המנות או להזמין צוות מלצרים שיגיש את המנות הנבחרות ואפילו ירקח את המנות לנגד עיני הסועדים כחלק מהחוויה הגסטרונומית. אם מדובר בקהל פנים או באירוע מינגלינג, אפשר לבחור מנות כמו פינגר פוד שניתן להסתובב עמם ברחבי הסוויטה. בכל מקרה, יש לשים דגש על בחירת חומרי גלם איכותיים וקומפוזיציה מעניינת, שילובים בין טעמים, מרקמים וצבעים ליצירת מנות שמכבדות את המעמד.
הכינותי מראש – כל החומרים לחגיגה מוצלחת
חשוב מאוד להכין את התשתית הדרושה להפקת האירוע. למשל, לעצב את הסוויטה לפי המיתוג של החברה, בין אם מוצרי טקסטיל בגוונים המועדפים או המזוהים עם המותג והדפסת הלוגו וקישוט המקום עם הלוגו. אם דרוש ציוד טכני למצגת, יש לדאוג למקרן וציוד הקרנה וכן סאונד וכמובן לסדר את הישיבה במקום לפי הרכב המשתתפים וסידור הישיבה המועדף או לפנות את החלל במידה ומדובר באירוע עם אינטראקציה בין המשתתפים למינגלינג. חשבו מראש על זרימת האירוע כמו למשל, נאומי פתיחה, התנסות או הכרות עם המוצר, סדנה חווייתית, ארוחת צהריים ולסיום – חלוקת מתנה למזכרת. כמובן שיש להפיק מראש הזמנות שיכללו את הפרטים אבל אפשר לשמור גם על סודיות על מנת לייצר את אפקט ההפתעה ולעשות פולו אפ כדי לבדוק מי מגיע ולהיערך בהתאם.
זכרו שאירוע עסקי הוא הטיימינג המושלם לעשות רושם ולהרחיב את מעגל הלקוחות או להעמיק את הקשר עם הנפשות האסטרטגיות החשובות. השקיעו עד הפרט הקטן ביותר!
