ימי החתמת כרטיס שעות העבודה באופן ידני חלפו כמובן לפני זמן רב. מאז ועד היום פותחו מספר שיטות טכנולוגיות שבאמצעותן יכולים העובדים לעדכן את כניסתם בתחילת יום העבודה ואת יציאתם בסופו. חלק מהשיטות עובדות על בסיס אפליקציה, חלקן פועלות באמצעות מכשיר זיהוי טביעות אצבע או טביעת פנים, וחלקן פועלות באמצעות תוכנת נוכחות ממוחשבת. הנה שתי שיטות שונות המבוססות על מאפיינים טכנולוגיים, כיצד הן עובדות ומה הן עושות.
שעוני נוכחות ביומטריים
שעונים מסוג זה מתבססים על זיהוי מאפייניו הפיזיולוגיים השונים של העובד. שעון נוכחות טביעת אצבע מזהה את טביעת אצבעו הייחודית של העובד, כך שאין כל אפשרות "לרמות" את מערכת הנוכחות על־ידי כניסה של עובד אחר. שעון זיהוי פנים סורק את פניו של העובד וכך מסמן את כניסתו לשעון העבודה. בדומה לסורק האצבע, שעון זה מבטיח שעובד לא יוכל להיכנס עבור עובד אחר שאינו נמצא במקום העבודה. ישנם כמובן גם שעוני נוכחות ביומטריים המשלבים בין טביעת האצבע לזיהוי הפנים. סוג נוסף ומתקדם יותר של טכנולוגית שעון נוכחות ביומטרי, הוא שעון שסורק את תווי כף ידו של העובד מבלי שיצטרך לגעת במכשיר עצמו. המכשיר מבטיח שמירה מרבית על היגיינה.
שעון נוכחות אינטרנטי
דיווח שעות נוכחות אינטרנטי מאפשר לעובד לדווח את שעות עבודתו דרך כל מכשיר המאפשר גלישה באינטרנט, כמו טלפון נייד, טאבלט או מחשב. אחד היתרונות של צורת דיווח זו היא בכך שעובדים יכולים לדווח שעות עבודה גם במקרים שבהם הם אינם נמצאים פיזית במקום העבודה עצמו, דבר נפוץ במיוחד בתקופת הקורונה. מרבית שעוני הנוכחות האינטרנטיים מאפשרים שמירת מידע של כניסותיו של העובד, כך שניתן לעשות חישוב שעות עבודה בקלות רבה, תוך שליפה מהירה של דו"ח אקסל מהאפליקציה. בנוסף, המעקב אחר תפקודו של העובד נעשה בזמן אמת, ובאפליקציות מסוימות ניתן אף לזהות מהיכן דיווח העובד את כניסתו. בשעוני נוכחות מסוג זה אין צורך להתקין מכשיר כניסת נוכחות הדורש תחזוקה לאורך זמן וטיפול בתקלות העשויות לעלות.
לרוב יחוברו שעוני הנוכחות האינטרנטיים לתוכנות ענן, שאינן דורשות התקנת תוכנה על כל מחשב ומחשב לצורכי מעקב אחר דיווחי העובדים. תוכנה זו מאפשרת גיבוי אמין לכל המידע הנאסף במהלך הדיווח, וכמובן גם אחסון מידע שאינו תופס מקום במחשב. הגישה למידע יכולה להיעשות מכל מחשב, כל עוד קיימת הרשאה לעשות כן.
למה צריך שעון נוכחות בעסק?
לשעוני הנוכחות מספר יתרונות הן למעסיקים והן לעובדים. ראשית, ישנו תיעוד ברור ומוכח של פירוט שעות העבודה של העובד. כך, אם עולה טענה כלשהי אודות חישוב השכר והתשלום, ניתן בקלות לבדוק האם נעשתה טעות. מהצד השני, חישוב שכר העובד על פי שעות עבודתו הופך למשימה קלה יותר עבור חשב השכר, שכן כל המידע מונגש במהירות הישר מהתוכנה.
