כדי לענות ללקוח ששואל מה קורה עם הדוח השנתי שלו, צריך לדעת מי מטפל בתיק, אילו מסמכים חסרים ומה כבר נבדק. CPA Management היא תוכנה לניהול משרדי רואי חשבון והנהלת חשבונות, שמרכזת את הפרטים האלה בכרטיסי עסק, במטלות ובתהליכי עבודה.
במשרד שמטפל בכמה דוחות במקביל, כל תיק מתקדם בקצב אחר. לקוח אחד שלח את כל החומר, לקוח אחר עדיין לא העביר אישור שביקשו ממנו, ובתיק שלישי הסתיימה ההכנה ונדרשת בדיקה של רואה החשבון. כשכל עדכון נשאר אצל העובד שקיבל אותו, גם בירור פשוט יכול לעבור בין כמה אנשים. זו העבודה ש-CPA Management נועדה לארגן.
מה רואים כשפותחים את כרטיס העסק?
כרטיס העסק מרכז את אנשי הקשר של הלקוח ואת תפקידיהם, את פרטי התיקים ברשויות, את המטלות של העסק ואת השירותים שאליהם הוא משויך. לדוגמה, כשמנהלת חשבונות מקבלת פנייה מעסק שכבר נמצא בטיפול, היא יכולה לפתוח את הכרטיס, לראות מי משויך למטלה ולקרוא את ההערה האחרונה. אם החומר שמור בתיקייה משותפת, אפשר לשמור בכרטיס גם קישור לתיקייה.
במטלה עצמה אפשר להגדיר אחראים, לעדכן סטטוס ולקבוע תאריך תזכורת. ההבחנה בין "בטיפול", "ממתין ללקוח" ו"ממתין לרשויות" עוזרת להבין איפה הדברים עומדים. הערה כמו "חסר אישור הפקדה לקופת גמל. נשלחה בקשה ביום שני" נותנת גם לעובד שנכנס לתיק באמצע השבוע מספיק מידע כדי להמשיך בטיפול.
כך אפשר לנהל את הטיפול בדוחות שנתיים
התוכנה CPA Management מאפשרת להגדיר שירות כתבנית עבודה חוזרת ולשייך אליו כמה עסקים. משרד שמטפל בדוחות שנתיים יכול לחלק את השירות לשלבים שמתאימים לאופן שבו הצוות עובד. כך יכולה להיראות חלוקה לדוגמה.
- איסוף החומר. משייכים את העסק לשירות וקובעים מי מרכז את המסמכים. אם חסר מסמך, פותחים מטלה, מציינים מה חסר וקובעים מועד לבירור חוזר.
- הכנת הדוח. לאחר קבלת החומר מעבירים את העסק לשלב ההכנה. אפשר להגדיר בשלב שדות שהצוות ימלא, למשל תאריך קבלת החומר ופרטים שעדיין דורשים בירור.
- בדיקה וסיום הטיפול. מעבירים את העסק לשלב הבדיקה וממלאים את השדות שהוגדרו לשלב. במסך השירות אפשר לראות אילו עסקים עדיין באיסוף חומר ואילו כבר הגיעו לבדיקה.
איך מתחילים להשתמש במערכת במשרד?
אפשר להתחיל בשירות שהמשרד כבר מספק בקביעות ולמפות את הרגעים שבהם הטיפול עובר בין עובדים. למשל, כשמי שאסף את החומר מעביר את התיק למי שמכין את הדוח, כדאי להגדיר איזה מידע צריך להיות מתועד כדי שהעובד הבא יוכל להתחיל לעבוד.
כדאי לקבוע גם מי מעדכן את הסטטוס ומי חוזר ללקוח כשחסר מסמך. כך, בפעם הבאה שלקוח מתקשר לברר מה קורה עם הדוח, אפשר לפתוח את התיק ולתת לו תשובה על סמך מה שהצוות כבר תיעד.
